Als senior secretarieel medewerker ben je het eerste aanspreekpunt voor de klant én je collega's. Zij kunnen met al hun vragen bij jou terecht. Samen met je directe collega’s ben je verantwoordelijk voor een verscheidenheid aan secretariële werkzaamheden binnen Bentacera en krijg je in samenwerking met de managementassistente eigen aandachtsgebied(en).

De dag van een senior secretaresse binnen Bentacera
Je start de dag met een korte terugblik van afgelopen week en je stemt de werkzaamheden voor vandaag af met je directe collega's. Wie doet wat en wat is de planning voor komende week? Als de taken verdeeld zijn, ga je lekker aan de slag. 

Deze dag zit je samen met je collega bij de receptie, waar jullie de bezoekers ontvangen en verder helpen. Je installeert je laptop en schakelt je zakelijke mobiele telefoon in. Daarna open je de agenda’s van de verschillende afdelingen en kijk je wat er op de planning staat qua vergaderingen en afspraken. Je checkt of je nog offertes moet opvragen voor het regelen van interne bijeenkomsten en gaat alvast aan de slag voor het regelen van de kantoorbrede lunch die over twee weken gepland staat. Ondertussen druppelen de eerste collega’s binnen, je groet ze en wenst ze een fijne werkdag.

Vervolgens is het tijd om de wekelijkse analyse te draaien om de geboekte uren op volledigheid te controleren, daar waar nodig stuur je de collega’s nog even een reminder. Hierna bekijke je de workflows (opdrachten, denk hierbij aan: aangiften inkomstenbelasting en vennootschapsbelasting, brieven en opdrachtbevestigingen) en samen met je collega bepaal je wie vandaag waar verantwoordelijk voor is. 

Na de lunch pak je nog wat lopende acties op omtrent de huisvesting. Er moest namelijk intern nog een offerte beoordeeld worden, dus overleg je met je collega over wat de stand van zaken is en of er nog actie gewenst is. Ook heb je gezien dat er een aantal bureaustoelen aan vervanging toe zijn, je inventariseert dit snel en geeft dit ook door, zodat ook dit binnenkort weer op orde is. 

Voor de afwisseling komt er ook nog een reminder binnen voor een deadline over de indiening van stukken voor een subsidietraject. Je zet dit meteen door naar je collega die dit dossier behartigt en maakt hiervan een notitie in je voortgangsoverzicht. Zo gedurende de middag vind je nog even een moment om de agenda voor het maandelijkse secretariaatsoverleg voor te bereiden en gaat aan de slag met de acties die nog bij jou uitstaan of bewaakt de voortgang van de uitstaande acties. Voordat je weet is je dag alweer voorbij en zorg je voor een overdracht naar de collega die morgen op deze plek werkt.